高產(chǎn)的獵頭顧問(wèn)都有一套按字母順序或數(shù)字順序的編排管理系統(tǒng)，他們用這個(gè)系統(tǒng)把過(guò)去和現(xiàn)在的候選人系統(tǒng)的排列并可以交叉參考。無(wú)論你是用文件柜還是用電子的數(shù)據(jù)庫(kù)，詳細(xì)分類和管理候選人的對(duì)訪尋的效率都有非常大的影響。
除了給每位候選人建立資料庫(kù)，整個(gè)的訪尋工作記錄也要有快速存取的方法。這樣，一旦你列出某個(gè)職位的合適候選人名單， 如果在日后的工作中遇到類似的職位，你隨時(shí)都能提出這個(gè)名單作為參考。所以我們最好詳細(xì)記錄訪尋過(guò)程，以備日后需要時(shí)參考。
訪尋記錄主要供日后參考以及提供有價(jià)值的信息，記錄的主要內(nèi)容包括候選人姓名、年齡和基本聯(lián)絡(luò)信息（電話號(hào)碼、地址和興趣愛好等）。其它的一些資料，比如簡(jiǎn)歷、分析報(bào)告和公司簡(jiǎn)介等要分開存放。
如果職位或行業(yè)有相似之處，一份半年的訪尋記錄也可以當(dāng)成新記錄的范本。
