馬上年底了，你的工作中，是不是各種會(huì)議接踵而來(lái)？
說(shuō)起開(kāi)會(huì)，很多人叫苦連天。本來(lái)好好的工作時(shí)間，通常就浪費(fèi)在無(wú)休止的會(huì)議中。很多會(huì)議都冗長(zhǎng)拖沓，要么沒(méi)有明確的主題，要么開(kāi)著開(kāi)著就脫離了方向。而且，很多事項(xiàng)也都是議而不決，或最終沒(méi)有執(zhí)行，非常低效。
那么，如何開(kāi)一場(chǎng)高效的會(huì)議呢？高維君發(fā)現(xiàn)，很多巨頭公司的CEO都有著自己獨(dú)特的秘訣。
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會(huì)議是管理者的一項(xiàng)管理工具。德魯克認(rèn)為，所謂會(huì)議，顧名思義就是集會(huì)來(lái)商議，是組織缺陷的一種補(bǔ)救措施。
我們之所以要開(kāi)會(huì)，是因?yàn)楦饔袀€(gè)的工作，需要彼此合作才能完成某一項(xiàng)特定的任務(wù)。我們之所以要開(kāi)會(huì)，只是因?yàn)槟骋磺闆r所需要的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，不能全部裝在一個(gè)人的頭腦里，需要集思廣益。
管理者總不免要參加討論會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)和簡(jiǎn)報(bào)會(huì)等各種會(huì)議。會(huì)議正是管理者每日使用的管理工具。當(dāng)然，這些工作也占去了管理者的時(shí)間。即使最善于分析其時(shí)間和管理時(shí)間的人，仍不免費(fèi)大量時(shí)間于會(huì)議和報(bào)告上。
如果盤點(diǎn)組織的各種會(huì)議，我們發(fā)現(xiàn)大概有以下幾種比較突出的問(wèn)題：
首先一個(gè)是例會(huì)，通常是第一個(gè)重災(zāi)區(qū)。
大家通常覺(jué)得，既然叫例會(huì)，似乎就理所應(yīng)當(dāng)去開(kāi)。所以，很多時(shí)候，組織里的各種周例會(huì)、月度例會(huì)、季度例會(huì)等等，集團(tuán)層面的，部門組織的，占用了員工的大量時(shí)間。
第二個(gè)上司召集的會(huì)，也成為重災(zāi)區(qū)。上司召集的會(huì)議，一般下屬很難拒絕。很多領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常一拍腦袋，就讓員工開(kāi)會(huì)討論問(wèn)題。
管理者要提高自己的有效性，就要明確會(huì)議的貢獻(xiàn)是什么？哪些人跟貢獻(xiàn)相關(guān)，就讓他們參加，而不是呼啦啦把一幫人叫過(guò)來(lái)，好像人越多越能顯示領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威。這個(gè)時(shí)候往往是浪費(fèi)大家的時(shí)間。
第三個(gè)就是滋生的會(huì)議。就是開(kāi)會(huì)時(shí)缺乏主題和節(jié)奏，開(kāi)著開(kāi)著時(shí)間就過(guò)去了，而最終問(wèn)題還是懸而未決，導(dǎo)致后面再繼續(xù)開(kāi)會(huì)討論。
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德魯克認(rèn)為，會(huì)議應(yīng)該是不得已的常態(tài)，不能視為常規(guī)。
原則上，一個(gè)管理者的時(shí)間，絕不能讓開(kāi)會(huì)占用太多。會(huì)議太多，表示職位結(jié)構(gòu)不當(dāng)，也表示單位設(shè)置不當(dāng)，把本應(yīng)由一個(gè)職位或一個(gè)單位做的工作，分散到幾個(gè)職位或幾個(gè)單位去了。同時(shí)，職責(zé)混亂，從而未能將信息傳達(dá)給需要信息的人。
一個(gè)人人都隨時(shí)開(kāi)會(huì)的組織，必然是一個(gè)誰(shuí)都不能做事的組織。如果我們參加會(huì)議的時(shí)間超過(guò)總時(shí)間的四分之一以上，那一定是一個(gè)浪費(fèi)時(shí)間的不健全組織。
那么，如何避免那些無(wú)效的會(huì)議呢？
德魯克認(rèn)為，判斷一個(gè)會(huì)議是否需要召開(kāi)，必須以貢獻(xiàn)為標(biāo)準(zhǔn)。有效的管理者在會(huì)議開(kāi)始時(shí)，會(huì)先說(shuō)明會(huì)議的目的和要求達(dá)成的貢獻(xiàn)。
卓有成效的管理者知道他們能從會(huì)議中得到什么，也知道會(huì)的目的是什么或應(yīng)該是什么。他會(huì)自問(wèn)：“我們?yōu)槭裁匆匍_(kāi)這次會(huì)議？是為了某項(xiàng)決策？是為了宣布什么？還是為了澄清我們應(yīng)該做些什么?”
他會(huì)在事前想清楚會(huì)議目的，想清楚要求什么報(bào)告。他一定堅(jiān)持開(kāi)會(huì)必須真正有所貢獻(xiàn)。同時(shí)，他還要設(shè)法讓會(huì)議緊緊圍繞著主題。
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當(dāng)然，還有其他一些使會(huì)議有效的方法。高維君發(fā)現(xiàn)，很多巨頭公司的CEO都有自己獨(dú)特的秘訣。接下來(lái)，讓我們一起來(lái)看看他們是怎么高效開(kāi)會(huì)的。
▲蘋果
1.控制規(guī)模，只邀請(qǐng)必要的人參加
喬布斯對(duì)會(huì)議的效率要求非常嚴(yán)格，他會(huì)嚴(yán)格控制規(guī)模，如果覺(jué)得某個(gè)人是多余的，甚至?xí)敛涣羟榈匕阉麖臅?huì)議中趕出去。
據(jù)說(shuō)，一次在和廣告公司的例行會(huì)議上，喬布斯突然發(fā)現(xiàn)一位通常不會(huì)出現(xiàn)的女職員。于是，喬布斯指著她問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)您是哪位？”那位名叫Lorrie的職員解釋說(shuō)，因?yàn)檫@個(gè)案子和她所在的項(xiàng)目之間有關(guān)聯(lián)，所以也被叫來(lái)開(kāi)會(huì)。聽(tīng)完這些，喬布斯禮貌地請(qǐng)她離開(kāi)了?！拔也挥X(jué)得你有必要參加這個(gè)會(huì)議，Lorrie小姐，謝謝?！眴滩妓拐f(shuō)。
聽(tīng)起來(lái)很是無(wú)情對(duì)不對(duì)？但“非直接負(fù)責(zé)人不參會(huì)”和“不去參加沒(méi)必要的會(huì)議”是喬布斯開(kāi)會(huì)的第一法則。
2. 確保每人負(fù)責(zé)會(huì)議一項(xiàng)議程
喬布斯的核心理念就是“責(zé)任思維”——這就意味著要安排適當(dāng)?shù)某绦?，讓每個(gè)人都知道他們自己的責(zé)任是什么。
對(duì)此，蘋果內(nèi)部甚至還起了這樣一個(gè)名字，即“直接負(fù)責(zé)的個(gè)人（DRI）”。通常情況下，DRI的名字會(huì)顯示在會(huì)議日程之中，這樣每個(gè)人都知道誰(shuí)是負(fù)責(zé)人，該負(fù)責(zé)什么樣的議程。
蘋果公司的一位前員工表示，“蘋果公司召開(kāi)的任何一次有效的會(huì)議都會(huì)制定一份行動(dòng)表。與每個(gè)行動(dòng)事項(xiàng)緊鄰的就是DRI名字?！碧O果公司經(jīng)常聽(tīng)到的一句話就是，“那個(gè)項(xiàng)目的DRI是誰(shuí)？”
▲谷歌
谷歌創(chuàng)始人施密特認(rèn)為開(kāi)會(huì)是非常重要的一件事。他及其團(tuán)隊(duì)形成了一整套開(kāi)會(huì)指南，可以將“浪費(fèi)時(shí)間的事情”變成提高效率和士氣的機(jī)會(huì)：
每個(gè)會(huì)議都需要一名決策者。
會(huì)議需要清晰的目的和結(jié)構(gòu)。
用于分享信息或交流思想的會(huì)議仍然需要會(huì)議主持人。
在必要的時(shí)候才開(kāi)會(huì)。
會(huì)議人數(shù)不要超過(guò)8個(gè)。
會(huì)議只邀請(qǐng)必要的人參加。
嚴(yán)格遵守時(shí)間限制。
開(kāi)會(huì)時(shí)要一心一意。
▲亞馬遜
1. 控制會(huì)議規(guī)模
對(duì)于如何控制會(huì)議規(guī)模，Amazon的CEO 杰夫·貝索斯有一個(gè)非常有趣的衡量標(biāo)準(zhǔn)：一場(chǎng)會(huì)議的人數(shù)，要控制在2份批薩的食用人數(shù)之內(nèi)。如果超出這個(gè)規(guī)模，說(shuō)明這個(gè)會(huì)議有太多的人參加了。
在貝索斯看來(lái)，開(kāi)會(huì)時(shí)參會(huì)人數(shù)越多，會(huì)議效率往往越低下。
太多的人和聲音，往往會(huì)造成適得其反的結(jié)果。因?yàn)橐粋€(gè)人的大腦無(wú)法處理太多人的意見(jiàn)，而且大多數(shù)與會(huì)者也會(huì)傾向于與別人意見(jiàn)一致，而不是發(fā)表自己獨(dú)特的想法。
他認(rèn)為參會(huì)人數(shù)最好控制在兩個(gè)披薩餅夠吃的程度，意味著大約六七個(gè)人。團(tuán)隊(duì)太大，成員之間無(wú)法深入溝通，容易導(dǎo)致扯皮推諉，讓項(xiàng)目陷入停頓或失敗。
2. 杜絕PPT
貝索斯杜絕PPT，他認(rèn)為PPT的信息傳遞效率非常低，聽(tīng)眾看到的只是要點(diǎn)，很難真正接收到信息，由于缺乏信息量，使用PPT很容易讓會(huì)議被問(wèn)題打斷。
貝索斯要求會(huì)議發(fā)起人必須事先打印一份不超過(guò)6頁(yè)的備忘錄，言簡(jiǎn)意賅又能清晰描述問(wèn)題、解決方案、大量圖表、數(shù)據(jù)和分析。
開(kāi)會(huì)時(shí)，大家先從閱讀備忘錄開(kāi)始，因?yàn)殚喿x備忘錄的話，第二頁(yè)的問(wèn)題可能會(huì)在第四頁(yè)得到解答。
3. 準(zhǔn)備一張空椅子
據(jù)說(shuō)貝索斯曾經(jīng)做過(guò)一個(gè)有趣的提議：永遠(yuǎn)在會(huì)議室準(zhǔn)備一張空的椅子來(lái)代表顧客。Amazon 的核心文化理念之一，就是從各個(gè)方面不斷完善和提升顧問(wèn)體驗(yàn)。這張空椅子就是一個(gè)符號(hào)性的象征，提醒每個(gè)人不要忘記這一點(diǎn)。
